Lärdomar från ett digitaliseringsarbete

”Man får aldrig glömma bort människan framför datorn, framför systemet, som skall använda det.”
Tobias Johansson, Ljungby Energi

Bengt Wallgren

Centerchef CBC Syd

Att jobba med digitalisering kan vara utmanande och belönande på samma gång. Helt klart är det något nödvändigt för varje livskraftig verksamhet.

Vi hade förmånen att intervjua Tobias Johansson och Fredrik Gustavsson, Ljungby Energi, om deras digitaliseringsresa. De delar med sig av värdefulla tips och tankar till dig som är i startgroparna, eller redan påbörjat, digitaliseringsarbetet.

Intervjun tog sin utgångspunkt i tekniken som möjliggörare, med digitalisering och IT i fokus. Samtalet kom dock att kretsa kring människor och kreativitet, något som Tobias och Fredrik övertygar oss om är centralt för ett framgångsrikt digitaliseringsarbete.

Canon har under många år samarbetat med Ljungby Energi och tillhandahåller en viktig pusselbit i form av en mjukvaruplattform för att hantera information. Tobias, som är ansvarig för digitaliseringsarbetet hos Ljungby Energi, påpekar att plattformen är en av många delar och det gäller att se till en helhet. Vi koncentrerar oss här på den lösning Canon tillhandahåller men insikterna är applicerbara på all form av digitaliseringsarbete.

Digitalisering – varför då?

Digitaliseringsarbetet hos Ljungby Energi bidrar till att säkerställa snabb tillgång till uppdaterad information. Något som gör verksamheten effektiv och ökar konkurrenskraften samtidigt som det underlättar arbetet med att leva upp till krav från kunder och myndigheter, exempelvis i form av GDPR. Ljungby Energi är ett modernt IT företag i framkant som säljer fibernät. Det gör det extra viktigt att även internt inom bolaget agera innovativt och även vara en attraktiv arbetsgivare.

Konkreta fördelar för verksamheten

Digitaliseringsarbetet pågår löpande och utvecklingsmöjligheter identifieras och implementeras över tid. Vi diskuterar närmare några av de områden där Ljungby Energi idag använder Canons plattform för att hantera information.

Snabb tillgång till personalinformation

Tidigare fanns information relaterad till personal på flera olika platser. VD hade möjligen lite papper i sin pärm och avdelningschefen i sin. Arbetsledaren och den anställda kunde ha kursintyg mm i skåpet i omklädningsrummet. Metadata om de anställda, såsom kontaktpersoner, fanns på flera ställen men inte alltid uppdaterad och tillgänglig. Genom att samla informationen på ett ställe ges direkt och rättighetsstyrd tillgång till uppdaterad information. ”Man vet att där finns det”, säger Tobias och fortsätter ”Det är inte säkert att avdelningschefen eller arbetsledaren finns på plats när det händer någonting men nu vet alla som behöver veta var informationen finns”.

Utbildningar genomförs och dokumenteras

I Ljungby Energis verksamhet behöver många anställda ha genomgått obligatoriska utbildningar som måste uppdateras löpande. Samma sak gäller läkarundersökningar som behöver genomföras med jämna mellanrum. ”När jag började jobba som anläggare då fick jag ett papper på genomförda utbildningar som jag fick lägga i mitt skåp och själv säga till min arbetsledare att nu börjar det gå ut”, berättar Fredrik. Idag finns dokumenten kring genomförda utbildningar och läkarbesök digitaliserade. Påminnelser går ut när det är dags för nästkommande tillfälle och genom detta ges kontroll över att obligatoriska utbildningar och aktiviteter genomförs i rätt tid. ”Har du inte aktuell utbildning och inspektören kommer och kollar, då blir det dyrt”, säger Tobias och refererar till bötesbelopp på tusentals kronor. Detta är inget som varken Fredrik eller Tobias varit med om i praktiken och den egenkontroll som verksamheten nu har eliminerar risken.

Bättre introduktion av nyanställda

Vid nyanställningar skickas, med automatik, uppgifter per mejl till de personer som deltar i arbetet med att förbereda introduktionen av de nyanställda. I flödet för nyanställda ingår exempelvis att arbetsledaren får ett mejl att beställa dator, arbetskläder eller annat som behöver finnas på plats när den anställda börjar. Den nyanställda får en proffsig upplevelse med en smidig och effektiv introduktion.

Minskade kostnader för leverantörsavtal

Genom att Ljungby Energi har digital tillgång till samtliga leverantörsavtal ges snabb tillgång när något behöver kontrolleras i avtalstexterna. Varje avtals utgångsdatum registreras och i lagom tid innan avtalen löper ut går en påminnelse ut till avtalsansvarig. Kontrollen på när avtal löper ut minskar risken att avtal förlängs utan åtgärd. Kostnader för hantering av avtal och ofrivilliga förlängningar minimeras.

Förbättrad kontroll över servitut

Ljungby Energis verksamhet, med nät som korsar tomter, medför en mängd servitutsavtal att ha kontroll över. Tidigare fanns avtalen i pärmar vartefter de digitaliserades och lagrades i mappstukturer. ”När jag nu flyttar filer från mappstrukturen så kontrollerar och korrigerar jag”, säger Fredrik. Det kan vara nya markägare eller att avtal inte längre är giltiga. Jobbet som krävs för att övergå till det nya arbetssättet medför på så sätt även en kvalitetskontroll. Detta är ett grundarbete som tar tid och görs när tid ges, för att på sikt lagra samtliga servitutsavtal indexerade och snabbt sökbara. Frågor från fastighetsägare och andra intressenter gällande servitutsavtal kan enkelt besvaras. Arbetet effektiviseras men framför allt skapas en kontroll över en för verksamheten viktig tillgång.

Att börja

Tobias berättar att det redan vid digitaliseringsarbetets start fanns en lång lista med områden att ta tag i. Ljungby Energi valde, i samråd med Canon, ut ett begränsat antal områden att starta med. ”Se möjligheterna men inse också att du inte kan göra allt just nu”, tipsar Tobias. Att skapa en lista, som löpande uppdateras och prioriteras om i, är ett bra sätt att både komma igång och ha som stöd vid utvecklingsarbete. Men hur vet man vad man skall prioritera och vad som är rätt att börja med? Tobias har två generella rekommendationer:

-Börja med det som är lättast. Så att man snabbt kommer igång och ser att det händer någonting. Leverantörsavtal är lätt att börja med. Dom är ofta strukturerade med köpare, säljare, avtalstid och ansvarig.

-Om vi inte har koll på det här så kan det kosta oss pengar. Då vet man att här finns det tydliga märkbara förbättringsmöjligheter.

Recept för framgång

”Om du inte hanterar människorna kring systemet, som skall använda det, då kan du lika gärna kasta bort systemet”, kommenterar Tobias genast när vi kommer in på ämnet framgångsfaktorer. Fredrik fyller i ”Det handlar om att få med folket på båten så att vi kan driva utvecklingen framåt, så att alla vill åt samma håll. Det går inte att tvinga på någon detta utan personen i fråga skall förstå att det här kommer att förenkla för mig. Det kommer att bli lättare. Jag kommer att kunna spara tid eller bli effektivare.”

Det gäller alltså att inte stirra sig blind på tekniken utan komma ihåg att det är människor som både skall använda och få någonting ut av systemen. Ett sätt att ta hänsyn till människan är att respektera att folk behöver lära om. Det betyder att man måste ge förändringen tid och inte räkna med att det räcker med att sätta upp systemet och visa användarna hur det fungerar. ”Man får vara beredd på att navigera om, flytta lite och rucka lite. Jag vet inte hur många ändringar vi gjort när vi fångat upp saker som händer efter vägen”, förtydligar Tobias.

För att få acceptans från användarna är det bra att involvera dom i ett tidigt stadie. Ett sätt är att ta hjälp av ambassadörer som representerar användarna. Tobias drar en parallell till lagidrotter där seniora ambassadörer tar en informell ledarroll. ”Det spelar ingen roll om det är hockey, innebandy eller elnätsföretag. Man måste ha dom som styr upp lite grann och hjälper till att visa vägen.” En ambassadör tar man med tidigt i processen, gärna redan i designfasen.

Ett viktigt men ibland bortglömt recept för framgång är att vara medveten om, och hantera, de utmaningar som finns. Även här är erfarenheten på Ljungby Energi att de stora utmaningarna är relaterade till samarbete, kommunikation och interna processer. Fredrik exemplifierar med servitutsavtal som ibland kan bli liggande på personalens bord innan de läggs in i systemet. Tobias reflekterar tillbaka på arbetet som gjorts och konstaterar att ”processkartläggningen har vi litegrann skippat och gjort efterhand, men den är inte att förakta”. Processerna måste hållas vid liv och vara en naturlig del av det dagliga arbetet. Att förankra processerna och kommunicera med varandra är utmaningarna, inte tekniken. ”Bara för att du skaffar ett system får du inte glömma verkligheten”, sammanfattar Tobias.

En annan utmaning relaterar till samtalets nästkommande ämne, att utveckla rätt områden. Det är enkelt att skapa en lång lista över utvecklingsmöjligheter och nya områden att ta sig an. Trots detta påtalar Tobias att det faktiskt är en utmaning att hitta rätt användningsområden, de som bäst hjälper verksamheten.

Utveckling och värdeskapande

Ljungby Engergi får inspiration genom att lyssna på vad andra organisationer gör, exempelvis genom att delta i erfarenhetsutbyten med kunder till Canon. Viktigt är att även lyssna på den egna organisationens behov. Det gör man genom att prata och ventilera problem. Tobias förklarar att de bästa förutsättningarna ges när användarna kommer med idéer. ”Om användarna efterfrågar något, då vill dom verkligen ha och använda lösningen.” Exempelvis så var det arbetsledarna själva som tog initiativet till att förbättra hanteringen av utbildningar och tillhörande dokument. Implementationen gick smidigt och den relativt enkla lösningen skapar stort värde för verksamheten.

”Hitta och uppmuntra personalen att komma med idéer”, säger Tobias. Enkelt sagt, men hur gör man det? ”Visa dig mottaglig och skapa ett klimat där man ventilerar saker. Lyssna på idéer och ta tillvara på de idéer som kommer”, svarar Tobias.

Följa framgång

Att digitaliseringsarbetet skapat nytta är enkelt att se. Det är dock svårare att mäta nyttan i ekonomiska termer. ”Du kan gå ut och mäta hur mycket mindre tid vi lägger ned men det är svårt att veta vad som kunde inträffat om vi inte hade haft fördelarna i vår förbättrade kontroll av exempelvis leverantörsavtal och servitut”, förklarar Tobias.

Att verksamheten nyttjar möjligheterna som tillhandahålls och att användarna själva kommer med förslag på utvecklingsmöjligheter är helt klart ett mått på framgång. Men finns det något område där det är möjligt att mäta den ekonomiska nyttan?

Tobias berättar att Ljungby Energi kommer att implementera en ny lösning på hemsidan med ett formulär för avtalsskrivande inklusive e-signering med Bank ID. Det är en satsning som är lätt att mäta och koppla till ekonomisk nytta. Tobias räknar med att kunna få in 100% fler kunder som aktivt väljer Ljungby Energi som elbolag. Vilken härlig fortsättning på Ljungby Energis digitaliseringsresa!