Digitalt Arkiv Förbättrad informationshantering

Få ordning på alla dokument med Canons smidiga digitaliseringslösning för arkiv

Har ni fortfarande stora arkiv liggande som tar både plats, tid och energi i anspråk? Trots att digitaliseringen kommit långt idag har många företag fortfarande sina analoga arkiv i pärmar. Personalen kan behöva leta i fysiska arkiv på plats på kontoret trots att man i övrigt har alla möjligheter att arbeta på distans. Detta är givetvis ett både opraktiskt och fullkomligt onödigt förfarande.

Med digital dokumenthantering behöver du inte leta – utan hittar snabbt det du behöver.

Ola Pettersson

Centerchef CBC Väst, Trollhättan

Hur implementerar man sitt digitala arkiv och vad är fördelarna?

Det digitala arkivet är smidigt och lättarbetat då du på ett ögonblick har full tillgång till alla dokument och snabbt kan återsöka exakt den information du behöver. Det digitala arkivet är dessutom miljömässigt hållbart – tonvis av papper sparas in och förvaringen av dina digitala dokument upptar ingen som helst yta, till skillnad mot de analoga arkiven med hyllmeter på hyllmeter av pärmar.

Med det digitala arkivet håller du ordning på såväl skrivbord som i hyllor och minimerar högar av lösa papper, kom-ihåg-lappar och pärmar.

Alla dina dokument finns snabbt åtkomliga i din dator, iPad och mobil.

Ditt digitala arkiv är:

Tillgängligt: I ditt digitala arkiv skannas dokumenten in och arkiveras på ett säkert sätt digitalt. Du har alltid snabb tillgång till historisk information såväl via dator och iPad som via din mobil.
Flexibelt och säkrat för framtiden: all data är framtidssäkrad i ditt digitala arkiv och flexibiliteten gör användandet av arkivet lättarbetat.
Återsökbart: När du återsöker ett dokument som arkiverats med META-attribut för återssökning samt förstklassig OCR-tolkning av dess innehåll, finner du ditt dokument inom sekunder och behöver inte slå i pärmar och kartotek.
Ekonomiskt: Det digitala arkivet är en kostnadseffektiv lösning jämfört med kostnaderna för hantering och lagring av analoga arkiv.
Strukturerat: Med det digitaliserade arkivet har alla full koll på läget. När alla har samma struktur och rutiner på företaget blir dokumenthanteringen hållbar och är inte beroende av någon enskild individ. Enkelt och säkert för både företaget och dess anställda.
Tryggt: Viss information kan vara känslig men med vår digitala arkiveringslösning är dokumenten i trygga händer. En komplett verifikationskedja där all användaraktivitet syns och kan spåras gör att ett dokument på avvägar snabbt hittas och eventuella säkerhetsbrister stoppas i tid.

Få hjälp av ditt lokala center

För att snabbare få hjälp med ditt ärende kan du vända dig direkt till ditt Canon Business Center på din ort.

• Våra center

Hur går vi tillväga?

Önskar du få ditt arkiv digitaliserat är den enklaste och för dig minst tidskrävande vägen att låta oss sköta övergången från analogt till digitalt arkiv. Med oss som partner tillhandahåller vi mjukvara, hårdvara samt personal som planerar, strukturerar och utför hela uppdraget på plats hos er.

Alternativt skickas dina fysiska dokument till ett inläsningsföretag som läser in analoga arkiv och sedan förvarar dem i brandsäkra lokaler.

Vår erfarenhet är att företag många gånger börjat strukturera sina analoga arkiv digitalt men att de efter en tid blivit liggande – man har helt enkelt inte haft den kompetens, teknik och tid som behövs.

När vi genomför hela projektet åt er spar ni såväl tid som resurser och kan istället lägga ert fokus på er kärnverksamhet.

Har ni kunskapen och resurserna som krävs och själva vill genomföra projektet att digitalisera ert arkiv? Inga problem. Vi tillhandahåller tolkningsmjukvara och hårdvara, ni matar själva in era dokument i skannern där dessa skjuts över till den mjukvara som tolkar korrektheten samt arkiverar.

Oavsett vilken väg du väljer kan du vara säker på att du med ditt digitala arkiv frigör plats såväl på skrivbordet som i huvudet.

Att digitalisera arkiv med Canon

Vårt mål när vi tar oss an ditt uppdrag är att snabbt och korrekt leverera ditt färdiga digitala arkiv till högsta kvalitet och för dig bästa ekonomi.

Så här ser arbetsgången ut:

En projektledare utses: som tillsammans med dig gör en förstudie av projektet. Här bestämmer ni vad som ska göras samt sätter en deadline. I och med denna förstudie sätts även en relevant estimerad kostnad.

Vad som ska arkiveras samt vilka volymer, kvalitet och hur arkiveringen ser ut i dagsläget
Vilka format som uppdraget gäller

Vad som ska arkiveras samt vilka volymer, kvalitet och hur arkiveringen ser ut i dagsläget
Vilka format som uppdraget gäller

Vi säkerställer att ditt projekt utförs med rätt utrustning – det vill säga skanningshårdvara samt de mjukvaror som fordras. Detta garanterar att vi på bästa och mest effektiva sätt får ut rätt information ur dina skannade dokument.

Dina digitala dokument levereras direkt till din digitala lagringsyta – i ett enligt dagens norm arkivbeständigt format och med den META-data som gör din information lätt återsökningsbar.

Ett format som används är bland annat PDF/A, ett ISO-standardiserat format med egenskaper att motverka ändringar i dokumentet samt spåra redan gjorda ändringar.

Med Canons digitala arkiveringstjänst kan du lagra dina dokument i 300 olika format och ha dem tillgängliga och snabbt återsökbara för alla medarbetare. Med några sökord, liksom när du söker information på Google, finner du på några sekunder just det dokument du behöver.

Om ett dokument behöver redigeras skannar du lätt detta till redigerbara filer och slipper onödiga pappersutskrifter samt att lägga tid på att skriva om ett helt dokument.

Vi hjälper dig att skapa ett säkert digitalt arkiv för såväl historiska som framtida dokument.

Har du frågor?

Fyll i dina uppgifter så kontaktar vi dig inom kort.

Kontakta oss

Läs vår integritetspolicy om hur vi hanterar personuppgifter.

Norr

• Luleå
• Skellefteå
• Sundsvall
• Umeå
• Örnsköldsvik

Mitt

• Mora
• Lidköping/Skaraborg
• Gävle
• Eskilstuna
• Falun, Dalarna
• Karlstad
• Linköping
• Norrköping
• Stockholm
• Uppsala
• Västerås
• Örebro

Syd

• Göteborg
• Halmstad
• Helsingborg
• Jönköping
• Kalmar
• Karlskrona
• Kristianstad
• Malmö
• Trollhättan
• Växjö