Prata med en säljare
- Telefon: +46 (0) 87 44 85 00
- E-post: info.cbc@canon.se
Enkelhet och effektivitet efterfrågades. Ordning och reda kom på köpet
För vår del är lösningen inte bara tidsbesparande utan även platsbesparande
Lindstedts Advokatbyrå och Advokatfirman Christer Nyström AB har kontor i Sundsvall, Härnösand och Stockholm. Med verksamheten utspridd i flera städer krävs ett bra system för få organisationen att fungera effektivt. Samtliga handlingar ska finnas tillgängliga för alla berörda medarbetare. Få verksamheter är så dokumentintensiva som juristers och advokaters.
Handlingarna räknas inte i hundratal utan här pratar vi om tusentals handlingar under ett verksamhetsår. Effektivitet och ordning och reda är därför ett måste. Smidiga lösningar för ärendehantering och tidrapportering är viktiga verktyg för en väl fungerade verksamhet.
”Den juridiska kompetensen är naturligtvis avgörande för advokatfirmans framgång men också valet av olika skarpa lösningar bidrar till att slipa resultatet. Ju enklare och effektivare vi kan hantera våra interna processer desto mer kraft frigörs för vår kärnverksamhet och våra klienter. I det perspektivet är valet av Canons lösning för effektiv och enkel ärendehantering och tidrapportering utomordentligt värdefull”
Helen Mattsson på Lindstedts Advokatbyrå, Sundsvall
Bakgrund
”De ärenden vi arbetar med innehåller oftast stora mängder dokument och handlingar. Hade det bara varit en person på ett kontor som behövde tillgång till dessa hade vi kunnat sortera in dem i pärmar eller mappar, men så är inte fallet. Då vi arbetar gemensamt med många ärenden finns ett behov av att snabbt och enkelt få tillgång till allt befintligt material, oavsett vart vi befinner oss. Vi behöver ett system där vi kan samla samtliga handlingar, men även redigera och bearbeta dokument på ett effektivt sätt. För att underlätta detta behövde vi en lösning alla kunde utgå ifrån och hantera oavsett geografisk placering. Kort sagt – en digital samlingsplats för all ärendehantering och dokumentation samt tidrapportering.”
Lösning
”Det landade i en digital lösning efter förslag från Canon i Sundsvall. Vi har sedan tidigare ett samarbete med Canon. Då vi berättade för dem om vårt behov fick vi detta förslag på digital lösning. Vi skannar alla dokument och lagrar dem i digitala aktmappar. Dessa är tillgängliga för alla med rätt behörighet. Vi slipper fysiska arkiv med pärmar och mappar och vi slipper att leta. I stället kan vi enkelt söka och hitta rätt utifrån till exempel ärendenummer, datum eller kategori”, säger Helen Mattsson.
Fördelar
- Lätt att använda
- Tidsbesparande
- Platsbesparande
- Anpassningsbar
- Många sökvägar
Fördelar
”Det är ett användarvänligt program som är lätt att lära sig, använda och utveckla efter hand. Sökvägarna är många. Det är värdefullt för att det underlättar och effektiviserar vår ärendehantering både inom kontoret och mellan våra olika kontor”, säger Helen Mattsson. Numera kommer t.ex. alla handlingar från domstolar digitalt och vi kan då spara ner handlingarna direkt. Nu när vi har en synkroniserad lösning för både ärendehantering och tidrapportering är även den processen betydligt enklare. Det är smidigare och det går snabbare. Vi checkar in dokumenten efter behov och möjligheten finns att checka ut dokumenten när och var vi vill. Dokument sparade i Word- och Excel-filer går till exempel att redigera i samma dokument. Alla våra medarbetare har tillgång till samma dokument oavsett om de arbetar i Sundsvall, Härnösand eller Stockholm. Varje gång ett ärende hanteras och uppdateras kan man också göra tidrapporteringen i ärendet i samma program”, säger Helen Mattsson.
”Vissa ärenden, t.ex. inom personskador, är ofta långlivade och dokumentationen omfattande. Tio år motsvarar inte sällan fem pärmar med dokument och vi har många ärenden av den karaktären.”
“Att vi nu digitaliserar alla handlingar innebär inte bara att vi sparar tid utan även att vi sparar plats. Det digitala utrymmet är mer obegränsat än det fysiska. Förutom tidsbesparingen underlättas och effektiviseras också vår hantering avsevärt. Det är även smidigt att ha tidrapporteringen inkluderad i samma program som ärendehanteringen.”
Helen Mattsson på Lindstedts Advokatbyrå, Sundsvall
Samarbetet
”Vi har samarbetat med Canon i flera år och tycker att det fungerar utmärkt. Våra kontaktpersoner är lyhörda, arbetar proaktivt och har stor förståelse för vår verksamhet. Den lösning vi valde har justerats helt efter våra önskemål och utifrån de behov som finns. Vi hade exempelvis inte tidrapportering i programmet från början utan det är en funktion som adderades när vi anpassade lösningen till vår verksamhet.
