Lösning för säkrare dokumentmiljö.

”I samband med flytt till nytt kontor blev det naturligt för oss att också titta på nytt för kontorets infrastruktur. Vassare verktyg för oss och våra kunder, som nya skrivare och effektiva digitala lösningar”, säger Jessica Eliardsson, VD, Östhammarshem. 

Huvudkontoret ligger i Gimo, fem mil nordost om Uppsala. ”Vi drivs av visionen om att skapa trygga och trivsamma hem för alla perioder av livet. I det arbetet använder vi oss dagligen av flera verktyg för att underlätta och effektivisera vägen framåt. Inte minst viktigt är att verktygen för säker dokumenthantering är så vassa som möjligt. Jag tänker först och främst på vår skrivarpark och digitala lösningar”, berättar Jessica Eliardsson.

Bakgrund

”Tidigare hade vi en skrivarpark som lämnade en del att önska. Den spretade åt många håll och lösningen var långt ifrån integrerad. Det var en blandning av olika maskiner, olika märken och olika årsmodeller. Den snarare stjälpte än hjälpte oss. Så när vi kom i kontakt med Canon föll det sig naturligt att titta över skrivarmiljön och hitta en väg framåt för effektivare och säkrare utskrifter. Vi äger och förvaltar närmare 2000 lägenheter, 400 garageplatser och ett 50-tal kommersiella och offentliga lokaler.

Med fokus på effektivare skrivare och säkrare dokumentmiljö. Säkerställa att känsliga handlingar som rör till exempel ekonomi, ledningsgrupp, kontrakt, avtal, löner eller sjukskrivningar inte hamnar i orätta händer och kan ses av fel ögon”, understryker Jessica Eliardsson.

Lösning

”Nu har vi en enhetlig och integrerad maskinpark för effektivare och säker hantering av våra utskrifter och dokumentmiljö. Samtliga skrivare fungerar sömlöst i vår arbetsmiljö. Vi har ett par kraftfullare skrivare på vårt huvudkontor och skrivare anpassade för behoven på våra filialer. Genom UNIFLOWOnline kan vi arbeta med säkra utskrifter oavsett om vi är på huvudkontoret, någon av våra filialer eller arbetar hemifrån”, säger Jessica.

Resultat

”Nu kan vi känna oss säkra på att det funkar som det ska utan avbrott och att våra skrivare alltid levererar med rätt kvalitet. Nu kan var och en av oss skriva ut efter eget huvud, när vi vill och hämta utskriften där vi vill. Det är väldigt smidigt eftersom vi har filialer på flera olika platser.

Medarbetare på andra platser kan skriva ut material till oss på centralkontoret och vi på centralkontoret kan skriva ut till medarbetarna på filialerna. Resultatet är både högre effektivitet och förbättrad säkerhet. Idag har vi inga högar av utskrifter som ingen har tagit vara på. Tack vare säkra utskrifter har vi minimerat risken att känsliga dokument kommer i orätta händer. Personaldokument, löner, sjukskrivningar har nu ett starkt integritetsskydd. Det är bara du med din personliga tag som kommer åt utskrifterna eller har särskild behörighet. Ingen annan. På så sätt skyddar vi bättre integriteten för både medarbetare, hyresgäster och lokalinnehavare. 

Samarbetet

”Allt stämmer. Det låter som en överdrift men vad gäller samarbetet med Canon är det så vi upplever det. Allt från följsamhet till GDPR och automatiserade tonerbeställningar fungerar klanderfritt. Vi har personlig avstämning med jämna mellanrum och blir aldrig lämnade i sticket.  Teamet vi arbetar med är kreativt och konstruktivt, en partner med fokus på rådgivning snarare än försäljning. Det bådar gott för samarbetet framåt”, säger Jessica Eliardsson.

Framtiden

”Om framtiden är det svårt att sia. Men lösningen vi nu har är skalbar och ger oss flera tillvalsmöjligheter vid behov. Dessutom är den lätt att anpassa för verksamheten och möjliga framtida behov. Visst är det så att den digitala utvecklingen går mycket snabbt. Men så långt vi kan se är den aktuella lösningen så framtidssäker den kan bli.”

Om Östhammarshem

Östhammarshem är en kommunal bostadsstiftelse som bildades 1976. ”Vi äger, förvaltar och förädlar fastigheter inom Östhammars kommun. Ett aktuellt exempel är att vi konverterar lokaler till bostäder, det är nedlagda Gräsö skola vi just nu utforskar möjligheterna att omvandla till bostäder. Ett tidlöst exempel är att vi alltid arbetar för hem genom hela livet, från första lägenheten till trygga 55+ boenden. I vår region erbjuder vi bostäder i historiska bruksmiljöer, nära skog och hav. Våra områden är Öregrund, Gimo, Alunda, Östhammar, Österbybruk och Hargshamn”, berättar Jessica Eliardsson, VD, Östhammarshem.